Muster protokoll einer mitgliederversammlung


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In einigen Situationen wird dies als Sonderhauptversammlung oder Als Notfallhauptversammlung bezeichnet. Wir haben gesehen, wie viel Unternehmen profitieren können, wenn sie ihre Energie darauf konzentrieren, Meetings zu transformieren, anstatt sie nur zu tolerieren. Hier erfahren Sie, wie Sie die Besprechungsprobleme identifizieren und beheben können, mit denen Ihre Gruppe konfrontiert sein kann. Es ist wichtig, dafür zu sorgen, dass jemand für das Protokoll nominiert wird, und dies liegt oft in der Verantwortung des Sekretärs. Anwesenheiten und Entschuldigungen sollten als Aufzeichnung vermerkt werden, dass bei einer Sitzung ein Quorum anwesend war. Dies geschieht in der Regel zu Beginn eines Treffens, obwohl, wenn die Leute vorzeitig verlassen oder spät ankommen, es eine gute Idee ist, dies auch zu notieren. Bei all diesen Schritten ist die Unterstützung von Führungskräften von entscheidender Bedeutung – aber sie muss nicht unbedingt aus der C-Suite kommen. Wir haben festgestellt, dass eine Gruppe ihren Ansatz für Besprechungen ändern kann, solange der Teamleiter die Befugnis hat, Menschen zu ermutigen, Probleme anzusprechen, Risiken einzugehen, Fehler zu machen und neue Wege der Zusammenarbeit zu entdecken. Dies kann auch dann der Fall sein, wenn die Gruppe eng mit anderen Gruppen in der Organisation verbunden ist.

So wurde beispielsweise die Weigerung der globalen Abteilung für medizinische Angelegenheiten, an tagenohne Sitzung enden, zunächst mit Bestürzung, dann mit Neugier und letztlich mit Veränderungen in der gesamten Organisation konfrontiert, da Normen zerschlagen wurden und neue Arbeitsweisen modelliert wurden. Eine typische Tagesordnung legt kurz dar, welche Themen in welcher Reihenfolge behandelt werden. Werden die Mitglieder über die in der Sitzung durchzuführenden Geschäfte unterrichtet, so muss sich die Sitzung auf die Behandlung dieser besonderen Angelegenheiten beschränken. Alle neuen Tagesordnungspunkte, die während einer Sitzung aufgeworfen wurden, sollten auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung gesetzt werden. Dies gibt den Mitgliedern Zeit, die Dinge richtig zu prüfen und vermeidet benachteiligende Mitglieder, die nicht an der Sitzung teilnehmen und daher das neue Geschäft nicht kennen. An dieser Stelle der Tagesordnung können die Mitglieder Ankündigungen machen, wie z. B. Glückwünsche oder Beileidsbekundungen aussprechen oder andere besondere Ankündigungen machen.

Jedes andere Unternehmen kann zu diesem Zeitpunkt angesprochen werden, z. B. Punkte, die möglicherweise zur Tagesordnung der nächsten Sitzung hinzugefügt werden müssen. Die Verwaltungsausschüsse müssen regelmäßig sitzungen, um die Angelegenheiten des Vereins zu regeln. Für Ausschusssitzungen gelten die Sitzungen der Hauptversammlung. Jeder ist herzlich eingeladen, sich dem Aufruf anzuschließen. Personen, die über Fachwissen im Zusammenhang mit der Dringlichkeitssitzung verfügen, werden ermutigt, sich daran zu beteiligen. Jeder ist herzlich eingeladen, sich an der Diskussion zu beteiligen, aber die Teammitglieder, die direkt an dem Vorfall beteiligt sind, sollten diejenigen sein, die die Dringlichkeitsresolution leiten. Mit einem strukturierten Ansatz zum Analysieren und Ändern von Besprechungsmustern im gesamten Team oder Ihrer Einheit können Sie jedoch wesentliche Verbesserungen vornehmen. Wir haben gesehen, wie Gruppen aus der Meeting-Falle entkommen, indem sie zusammenarbeiten, um fünf grundlegende Schritte zu verfolgen: Eine Managerin eines Pharmaunternehmens beschrieb, dass sie sich alle zwei Wochen in einem ein- bis zweistündigen «Marktbereitschaftstreffen» wiederfand, weil die Organisatorin sie wirklich besuchen wollte und behauptete, dass jeder Input außerordentlich wertvoll sei.

Allerdings schickte die Gruppe in der Regel auch Rutschendecks für das Team, um es im Voraus zu überprüfen, und ging dann während der Meetings einfach durch diese Decks. Als diese Managerin sich und ihr Team fragte: «Warum müssen Sie eine Person aus jedem Unterteam aus jeder Abteilung in einen Raum bringen, nur um einzeln über jede Rutsche zu gehen, wenn Sie uns bereits das gesamte Deck geschickt haben?» Ihre Teammitglieder berichteten, dass sie jeweils an Dutzenden ähnlich verschwenderischer Treffen teilnahmen, die ihnen den ganzen Tag über wenig oder gar keine Zeit für ihre «echte Arbeit» ließen.